تحلیـل SWOT و نقش آن در بهبـود فـرآینـد کسب وکـار

آگاهی از نقاط قوت و ضعف، فرصتها و تهدیدهایی که بازار مبلمان با آن روبه رو خواهد بود به شما اجازه خواهد داد به جای تمرکز بر ضروریات روی آنچه مهم است تمرکز کنید. متأسفانه بسیاری از خرده فروشان مبلمان که با حجم بالایی از فروش مواجه هستند بدلیل نبود آگاهی نسبت به این موضوع هنوز نتوانسته اند به موفقیتهای زیادی دست یابند. این افراد اگرچه ممکن است در ظاهر به نتایج خوبی دست یابند ولی در کل از عملکرد ضعیفی برخوردارند. از سویی دیگر تجارتهایی که از عملکرد بسیار خوبی برخوردار هستند، بر روی فاکتورهای درستی تمرکز می کنند. آنها اجازه نمی دهند که توجه به مسائلی که از اهمیت چندانی برخوردار نیست از تمرکز آنها نسبت به مسائل درست بکاهد.

با توجه به آنچه گفته شد چطور بفهمیم که بهتر است در مرحله اول بر روی چه چیزی تمرکز کنیم؟ یک راه متداول برای دستیابی به تمرکز مناسب استفاده از تحلیل SWOT است. مبل و دکور در ادامه توجه شما را به ارائه مطالبی در خصوص این تحلیل و نقش آن در بهبود فرآیند کسب وکار جلب می کنیم.

وقتی با یک تصمیم تجاری بزرگ مواجه می شوید، یکی از هوشمندانه ترین کارهایی که می توانید در طول فرآیند برنامه ریزی انجام دهید، اجرای تحلیل SWOT است. تحلیل SWOT برای اولین بار در سال 1950 توسط دو فارغ التحصیل مدرسه بازرگانی هاروارد به نامهای جورج آلبرت اسمیت و رولند کریستنسن مطرح شد. در آن زمان این تحلیل ضمن کسب موفقیتهای روزافزون به عنوان کسب ابزار مفید مدیریتی شناخته شد. 

اما شاید بیشترین موفقیت مشهود این تحلیل زمانی بدست آمد که Welch Jack از جنرال الکتریک در سال 1980 از آن برای بررسی استراتژی های GE و افزایش بهره وری سازمان خود استفاده کرد. SWOT کلمه ای است که بر اساس حروف ابتدایی کلمات نقاط قوت (strengths) نقاط ضعف (weaknesses) فرصتها (opportunities) و تهدیدها (threats) ساخته شده و چارچوبی تحلیلی است که به شرکت شما کمک می کند تا بتواند با بزرگترین چالشها روبه رو شده و بهترین و جدیدترین بازارها را پیدا کند.

نقاط قوت، ضعف، فرصتها و تهدیدات به صورت زیر تعریف می شوند:

• نقاط قوت: عبارت است از شایستگی ممتازی که بوسیله آن سازمان می تواند در زمینه هایی مانند نوع منابع مالی، تصویر مثبت ذهنی میان خریداران، روابط مثبت با تأمین کنندگان و مواردی از این دست نسبت به رقبا برتر باشد.

• نقاط ضعف: نوع محدودیت یا کمبود در منابع، مهارتها، امکانات و توانایی هایی است که به طور محسوس مانع عملکرد اثربخش سازمان شود. عملکرد مدیریت نیز در تشدید نقاط ضعف موثر است.

• فرصتها: عبارت است از یک موفقیت مطلوب عمده در محیط خارجی سازمان مانند شناخت بخشی از بازار که پیش از این فراموش شده بود. تغییر در وضعیت رقابت یا قوانین و بهبود در روابط با خریداران و فروشندگان.

• تهدیدات: یک تهدید، موفقیت نامطلوبی در محیط خارجی سازمان است مانند قدرت چانه زنی خریداران یا تأمین کنندگان کلیدی، تغییرات عمده و ناگهانی تکنولوژی و مواردی از این دست که می توانند تهدید عمدهای در راه موفقیت سازمان باشند.

تحلیل SWOT سازمانها را قادر می سازد عوامل مؤثر داخلی و خارجی را شناسایی کنند. اگر کسب و کاری را از تمامی زوایا بررسی نکنیم، نمی توانیم به طور دقیق برای آینده آن برنامه ریزی کنیم. تحلیل SWOT این کار را در چهار مرحله ساده که حتی برای تازه کارترین صاحبان مشاغل هم قابل درک است، انجام می دهد. 

تحلیل SWOT و رسیدن به استراتژی بهتر

تحلیل SWOT معمولا در طول برنامه ریزی استراتژیک انجام می شود و پیش درآمدی است برای تمامی اقدامات شرکت، از جمله کشف نوآوری های تازه، تصمیم گیری درباره سیاستهای جدید، شناسایی حوزه هایی که به تغییر نیاز دارند یا اصلاح و تغییر اقدامات و برنامه ها. به قول اندرو شریگ، مدیرعامل شرکت Crashers Money، انجام تحلیل SWOT راه حل بسیار خوبی برای بهبود اقدامات تجاری است. او می گوید: این تحلیل به من اجازه داد حوزه های کلیدی که شرکت در آنها عملکرد خیلی خوبی داشت و همچنین مناطقی که باید بیشتر روی آنها کار می شد را مشخص کنم.

بعضی از صاحبان مشاغل کوچک، این نوع تحلیلها را به صورت غیررسمی انجام می دهند و با این کار مرتکب اشتباه بزرگی می شوند. بهتر است زمان کافی گذاشته و تحلیل SWOT را به صورت رسمی و دقیق انجام دهید تا بتوانید راههایی برای سرمایه گذاری بر روی نقاط قوت شرکت خود و بهبود نقاط ضعف یا حذف آنها پیدا کنید. با اینکه مطمئنا صاحب کسب وکار باید به شخصه درگیر اجرای تحلیل SWOT باشد، اما اضافه کردن دیگر اعضای تیم به این کار نیز می تواند بسیار مفید باشد.

عناصر تحلیل SWOT

تحلیل SWOT بر چهار موردی که در اسمش مشخص شده، تمرکز می کند و شرکتها را قادر می سازد نیروها، اقدامات یا نوآوری هایی که بر استراتژی تأثیر می گذارند را شناسایی کنند. شناخت این عوامل مثبت و منفی به شرکتها کمک می کنند تا ارتباط مؤثرتری با بخشهایی از برنامه که نیازمند بررسی هستند داشته باشند. زمانی که تحلیل SWOT انجام افراد معمولا می دهند، جدولی با چهار ستون رسم می کنند تا عوامل مؤثر را نوشته و با هم مقایسه کنند. معمولا نقاط قوت و ضعف با لیستی که از فرصتها و تهدیدها تشکیل شده هماهنگی ندارند، گرچه باید به طریقی با هم ارتباط پیدا کنند چون به هر حال به نوعی به هم گره خورده اند. بعد از اینکه خطرات را مشخص کردید، می توانید تصمیم بگیرید آیا بهترین کار حذف نقاط ضعف داخلی، از طریق افزایش منابع شرکت برای اصلاح مشکل است یا کاهش تهدیدات خارجی با کنار گذاشتن مناطق تهدیدآمیز برای فعالیت تجاری.

• عوامل درونی

دو حرف اول S و W که بیانگر نقاط قوت و ضعف هستند، هر دو از عوامل درونی مربوط به کسب وکارتان می باشند. عواملی درونی مانند موارد زیر که شما باید ببینید که در هر کدام از آنها چه نقاط ضعف و قوتی دارید:

مسائل مالی: مانند بودجه، منبع درآمد، بدهی و ... .

ارتباطات بازاریابی: ویزیتورهای باتجربه، سیستم توزیع کالای قوی، خوشنامی و ... .

منابع فیزیکی: مانند موقعیت مکانی شرکتتان (همان آدرس دفتر)، امکانات و تجهیزات شرکتتان و ... .

منابع انسانی: کارکنانتان، طرفداران برندتان (و البته متنفران از برندتان) و ... .

مسائل حقوقی: ثبت اختراع، حق مالکیت معنوی (که در ایران عمال کاربردی ندارد)، ثبت برند و سایر مسائل حقوقی و ... .

ممکن است نقاط قوت یا ضعفی خارج از دسته بندی فوق داشته باشید. این دسته بندی صرفا یک نوع راهنما برای بهتر پیدا کردن نقاط قوت و ضعفتان است.

• عوامل بیرونی

این عوامل، یا به صورت مستقیم یا به صورت غیرمستقیم بر کسب وکار شما تأثیر خواهد گذاشت. حالا ممکن است از دل آن فرصتهایی بیرون بیاید، یا از بخت بد، تهدیدهایی را به کسب و کارتان تحمیل کند:

وضعیت بازار: مانند محصولات جدید، تکنولوژی جدید یا مثال تغییر نیازهای مشتری.

وضعیت اقتصادی: وضع اقتصادی شهر، کشورتان یا جهان.

بودجه رسانی: مثال وامهای مختلف یا تخفیفهای مالیاتی و ... .

ارتباطات: فرصتها و تهدیداتی که در ارتباطاتتان (مثلا با تامین کنندگان، سهامداران، شرکای تجاری و... ) پیش می آید. وضعیت سیاسی: قوانین جدید مجلس، قوانین حمایت از حقوق حیوانات، طرحهای ریاضت اقتصادی، طرحهای حمایت از تولید داخلی و ... تقویم: ماه رمضان، زمستان سرد، عید نوروز، گرمای تابستان، ایام امتحانات و ... .

ماتریس SWOT

زمانی که نقاط قوت و ضعف، فرصتها و تهدیدها را شناسایی کردید می توانید از ماتریس SWOT برای طراحی یک استراتژی مناسب برای فعالیتهایتان کمک بگیرید. در این روش، می توانید به 4 صورت مختلف استراتژی بچینید:

• استراتژیهایSO :از نقاط قوت خود برای بهره برداری از فرصتهایتان استفاده کنید.

• استراتژیهایWO :استفاده از فرصتهایی که می تواند در جهت رفع نقاط ضعفتان به کار روند.

• استراتژیهایWT :یک نوع استراتژی دفاعی است؛ وقتی که به خاطر ضعفهایمان ممکن است از تهدیدها آسیب زیادی ببینیم.

• استراتژیهای ST :در این استراتژی با استفاده از نقاط قوت خود، تهدیدات را خنثی می کنید.

مطالعه موردی کارخانه X

کارخانه X دو فروشگاه در شهری با 150هزار نفر جمعیت دارد. فروش سالانه آن حدود 15 میلیون دلار با سود 48 درصد و سود ناخالص بدون مالیات 3 درصد است. این کارخانه نسل سوم از خانواده فروشهای تجاری است که ترکیبی از خرید و فروش و سفارشات خاص در محدوده قیمت های مختلفی می باشد. آن ها چهار رقابت کننده اصلی در منطقه تجاری خود دارند که بزرگترین تبلیغ کننده در آن محدوده تجاری و مکانهایی با بالاترین عملکرد هستند. صفحات کاری خلاصه شده که از این آنالیز استفاده می کنند در جدول زیر نمایش داده می شود. با استفاده از این تمرین، استراتژیهای تجاری و تکنیکهای خاص برای کمک به تمرکز بر روی عملکرد و هدف معینی توسعه پیدا کرده اند. 

سیاست استراتژی

استراتژی کارخـانه X دستیـابـی به افزایش 5درصدی فروش سالیانه و سود 50 درصدی است. شاخص اندازه گیری برای تمرکز بر روی آن میزان فروش هر فروشنده و نیز میزان فروش واقعی است. گروه، مسوول کاهش تفاوت بین این دو فاکتور بود. فروش کلی هر فروشنده تمرکز اولیه در جهت بهبود بازار بود. این در صورتی عملی است که تبلیغات با صرف دلار رایج و تغییر دلار به رسانه های دیجیتال همراه است.

تکنیکها برای کارخانه X

سه تکنیک اصلی برای عملی کردن این استراتژی عبارتند از:

1 -اجاره کردن مدیران فروش خاص و تمرکز روی تالش برای بهینه سازی فروش برای فروشندگان است.

2 -اجاره فروشندگان مناسب برای مبادلات تولید و آموزش سیستمهای جدید فروش به آنها. حذف نگرشهای منفی از گروه مورد نظر و افزایش مثبت نگری و مسوولیت پذیری.

3 -سرمایه گذاری روی آموزش کارمندان و مزایا.

نتایج

نکات فراوان دیگری در مورد آنالیز این شرکت وجود دارد. نواحی ذکر شده به عنوان راه حلهایی هستند که می توانند به بهبود تجارت کمک بزرگی کنند. کارمندان تمرکز خود را روی مشتریانی که تأثیر و نگرش منفی دارند از دست می دهند. شرکت x نمونه کاملی از حضور در بین عوامل مختل کننده است. تمرکز مجدد روی مشتریان مناسب و کیفیت توجه به آنها بسیار تعیین کننده است. این شرکت در بازاری سالم با پتانسیل رشد بالایی قرار دارد. با توسعه عملکرد گروهی بالاتر و بهتر و فرآیندهای مدیریتی بهتر برای خدمات به مشتریان می توان این پتانسیل را تقویت کرد. در پایان لازم به ذکر است که تحلیل SWOT در فرآیند تشکیل استراتژی، جزئی بسیار مهم محسوب می شود.

تحلیل فرصت ها و تهدیدات خارجی اساسا برای ارزیابی این امر به کار می رود که بررسی کنیم آیا سازمان می تواند از فرصتها استفاده کرده و تهدیدات را به حداقل برساند و همچنین این تجزیه و تحلیل نقاط ضعف برای بررسی عملکرد داخلی شرکتها (مانند روندهای کاری اثربخش و تحقیق و توسعه) حائز اهمیت است. همچنین ما قادریم این روش تحلیل را به همراه سایر ابزارهای استراتژیک مانند QFD و BSC نیز بکار ببریم. در نتیجه تحلیل SWOT قادر است به سازمانها و حتی به کشورها کمک کند وضعیت کلی خود را نسبت به سایر رقبا و در مورد کشورها نسبت به سایر کشورها مورد سنجش و ارزیابی قرار دهند.

منبع :

https://www.moblodecor.com